Beitragsnachweis

Für Arbeitnehmer müssen in jedem Abrechnungszeitraum Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Mit einem Beitragsnachweis übermitteln die Arbeitgeber der Einzugstelle, also der Krankenkasse des Beschäftigten, die Höhe und die Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge, die sie zahlen müssen. Dabei werden die abzuführenden Beiträge getrennt nach Beitragsgruppen aufgeführt. Die Beitragsnachweise werden den Einzugsstellen elektronisch übermittelt.

Es ist die Aufgabe des Arbeitgebers den Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit zu übermitteln. Somit muss der Beitragsnachweis zu Beginn, also spätestens um null Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats der Krankenkasse vorliegen. Es ist ratsam den Nachweis im Laufe des Vortages zu übermitteln, damit die Krankenkassen am Tag des Fristendes darüber verfügen können. Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach §23 Abs. 1 SGB IV am drittletzten Arbeitstag des Monats der Beschäftigung fällig und müssen an diesem Tag bei der Einzugsstelle eingegangen sein.

Seit dem 1. Januar 2006 werden die Datensätze der Beitragsnachweise ausschließlich durch eine gesicherte verschlüsselte Datenübertragung übermittelt. Hierfür dürfen nur systemgeprüfte Programme oder maschinell erstellte Ausfüllhilfen verwendet werde. Für die Übermittlung eignet sich beispielsweise das Programm sv.net, welches für Arbeitgeber kostenlos ist.

Sollte der Beitragsnachweis nicht vorliegen, schätzt die Krankenkasse die Höhe der Beitragsschulden und mahnt den Beitragsnachweis an. Worauf sich bei der Schätzung gestützt wird, bleibt der Krankenkasse vorbehalten. Es ist zulässig, dass sie sich bezüglich des Arbeiterentgeltes am oberen Rand der Spanne orientiert, wodurch eine Kalkulation der Krankenkasse zumeist höher ausfällt.
Die vorgenommene Schätzung gilt, bis ein ordnungsgemäßer Beitragsnachweis übermittelt wird. Bei späteren notwendigen Korrekturen kann es auf beiden Seiten zum Mehraufwand kommen.
Sollte aufgrund der vorgenommenen Schätzung ein zu geringer Betrag abgebucht werden, so werden nach § 24 Abs. 1 SGB IV auf den Differenzbetrag Säumniszuschläge erhoben.

Die Absenkung des Beitragssatzes zur Krankenversicherung im Jahr 2015 hatte zur Folge, dass die Krankenkassen Zusatzbeiträge erhoben, die bei der Entgeltabrechnung einzubehalten und mit dem regulären Krankenversicherungsbeitrag abzuführen sind. Jede Krankenkasse legt einen individuellen Zusatzbeitragssatz fest.
Der gesetzliche Beitragssatz sowie der individuelle Zusatzbeitrag der Krankenkassen müssen beide im Beitragsnachweis abgebildet werden. Für den Zusatzbeitrag stehen dabei gesonderte Felder bei der Übermittlung des Beitragsnachweises zur Verfügung.

Eine Beitragsschätzung findet statt, wenn Angestellte nach ihren tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden. In diesem Fall kann es vorkommen, dass die Gesamtstunden zum Fälligkeitstermin der Beitragsfrist noch nicht bekannt sind und dadurch Arbeitsstunden fehlen, die für die Berechnung der Beitragshöhe notwendig sind.
Beitragsschätzungen betreffen vor allem Unternehmen, die das Arbeitsentgelt monatlich auf Stundenbasis berechnen, wie es beispielsweise in der Gastronomie, bei Speditionen oder im Einzelhandel der Fall ist.

Die Grundlage für den Schätzwert bilden die Vormonate. Um eine Ausgleich zu schaffen muss eine Differenz zwischen dem Schätzwert und dem realen Entgelt in den folgenden Monat übertragen werden. Der Beitragssoll im nächsten Monat besteht dann aus zwei Komponenten:

• der geschätzten Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und
• dem Restbeitrag des Vormonats, der möglicherweise übrig bleibt.

Ein besonderer Beitragsnachweis, also pauschale Beiträge sowie die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte, werden in einem gesonderten Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte gegenüber der Minijob-Zentrale nachgewiesen.

Ein Beitragsnachweis kann als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichnet werden, wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgeltes und somit auch die Beitragshöhe monatlich nicht ändert. Ein neuer Beitragsnachweis muss erst wieder bei einer Änderung der Beitragshöhe an die Einzugstelle übermittelt werden.
Jedoch: Bei einer Änderung des Beitragssatzes oder der Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenze muss, trotz gleichbleibendem Entgelt, ein neuer Beitragsnachweis eingereicht werden.

Ein sogenannter Null-Nachweis kommt zustande, wenn innerhalb eines Monats keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. Dies kann aufgrund von unbezahlten Urlaub, Krankengeldbezug oder Ähnlichem vorkommen. Ein Beitragsnachweis ist aber auch in diesem Fall einzureichen. Diese Regelung ist nur in den Monaten zu beachten, in denen die Beschäftigten noch gemeldet sind.